Arkevia: Tout savoir sur le coffre fort numérique des salariés

La solution d’archivage arkevia est un outil moderne proposant une mobilité d’utilisation et une opportunité d’évolution par rapport à son utilisation à l’international. Son utilisation offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan professionnel que sur le plan personnel. 

Arkevia qu’est-ce que c’est ?

Arkevia est un coffre fort numérique conçu à l’intention des salariés. Autrement dit, il sert à dématérialiser vos données pour éviter leur envoi sous format papier. 

Présentation de l’outil

Cette solution d’archivage permet de stocker et de partager en toute sécurité des documents ou des données avec un tiers. Entre autres, arkevia peut être utilisé pour le stockage de :

  • bulletin de paie ; 
  • factures diverses ; 
  • documents administratifs.

Développé au sein de Cegedim, cet outil offre un espace sécurisé et fiable, quel que soit le type de données et documents à stocker.

Le coffre fort numérique en quelques mots

Il s’agit d’un espace de stockage virtuel très sécurisé sur lequel vous pouvez déposer divers documents comme des documents officiels, des factures ou des fiches de paie. L’utilisation d’une solution d’archivage numérique présente plusieurs avantages : 

  • l’accès à vos documents à tout moment ; 
  • une meilleure protection de vos documents numériques ; 
  • une possibilité d’archivage allant sur 50 ans ; 
  • un système de dématérialisation préservant la valeur de vos documents au même titre qu’un document papier.

Comment fonctionne Arkevia ?

Le mode de fonctionnement de cet outil de stockage et de partage de document est à explorer sous deux angles différents. 

Son utilisation au niveau des salariés

Arkevia permet la création de répertoires destinés à optimiser la gestion des documents à archiver. Une alerte par email indique l’arrivée de chaque nouveau document auprès de chaque salarié et l’invite à se connecter à son espace personnel. 

Cependant, il est tout à fait possible de passer outre la réception de documents virtuels à condition d’en faire la demande auprès de l’employeur. Cette notification est à envoyer dans un délai de 30 jours après votre insertion au sein de l’entreprise. Une fois ce délai dépassé, vous êtes amené à recevoir des documents sous format numérique. 

Son utilisation au niveau des employeurs

Les employeurs peuvent parfaitement recourir à cet outil pour stocker et partager des documents avec leurs salariés. Tous les documents présents dans l’espace professionnel ou personnel de chaque employeur sont stockés de façon fiable et sécurisée, conformément aux réglementations en vigueur. 

L’utilisation de ce système d’archivage optimise les procédés RH et réduit le coût de distribution des salaires. L’employeur a pour devoir d’informer chaque salarié de la distribution sous format numérique de leur bulletin de paie. Cependant, il n’a pas besoin de leur aval pour appliquer ce mode de distribution. 

Fonctionnalités d’arkevia

Cet outil de partage et de stockage de documents propose diverses fonctionnalités en plus de la gestion de la paie. 

  • un mode collaboratif pour les salariés désirant, entre autres, envoyer une demande de congé ou des notes de frais ; 
  • le transfert de données vers d’autres logiciels d’exploitation comme Ciel ou Sage ; 
  • une mise à jour quotidienne et sécurisée grâce à une sauvegarde fréquente ; 
  • une prise en compte des données sociales réelles.

Se connecter à Arkevia  

Pour une première connexion à arkevia, la démarche à suivre est très simple : 

  • accéder à la page de connexion de votre espace arkevia ; 
  • renseignement de vos identifiants pour accéder à votre espace personnel. Votre mot de passe et votre identifiant sont validés au moment de votre inscription. Pour des raisons de sécurité, il est préférable de les changer régulièrement ; 

Dans le cas où vous n’arrivez pas à vous connecter, vous avez la possibilité de joindre le service client ou recourir à diverses options de dépannage. Si tout se passe bien, vous avez accès à l’écran de connexion après avoir renseigné vos identifiants. 

Où trouver son code secret arkevia ?

Vous avez besoin de votre code secret arkevia pour accéder aux documents archivés sur votre espace personnel. En règle générale, il est généré au moment de la création de votre compte. Cependant, les utilisateurs ont souvent du mal à le récupérer. Dans ce cas-là, il faudra vous rendre sur le site d’arkevia. Sinon, vous le trouverez sur la partie inférieure de votre fiche de paie au cas où vous avez un visuel sur celui-ci.

Dans le cas où vous rencontrez un problème de connexion à arkevia, il est possible de récupérer vos identifiants à partir de l’adresse électronique indiquée lors de la création de votre compte. Si le problème provient de votre appareil ou de la connexion, il suffit d’attendre quelques instants avant de réessayer votre connexion. Lorsque votre problème d’authentification outrepasse vos compétences, il est préférable de faire appel à un professionnel pour éviter la perte de vos données.

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